Hoe je een bedrijf organiseert om te groeien

Niet ongebruikt in een la

Je bent een heel eind gekomen en hebt bijna een fantastische strategie gemaakt. Maar hoe zorg je ervoor dat die niet ongebruikt in een la blijft liggen. Hoe zorg je ervoor dat je niet over een jaar denkt: ‘Oh ja, die strategie. Hoe had ik het ook alweer bedacht?’ In dit onderdeel van de Nils methode reiken we je een manier aan om de uitvoering (in managementtermen de executie) van je strategie te borgen. Met andere woorden, een manier om ervoor te zorgen dat het daadwerkelijk gedaan wordt. Nu bestaan daar talloze werkwijzen voor. Verne Harnish schrijft erover in zijn boeken de Rockefeller Habits en Scaling Up. Niet verwonderlijk is het kernwoord hier discipline. Harnish zegt daarover:

We denken bij Nils dat het inderdaad erg belangrijk is een aantal disciplines te hanteren als je jouw doelen wil bereiken. Kort gezegd:

Discipline

Als we het hebben over Discipline, waar hebben we het dan concreet over? Over doen wat je zegt. Afspraken nakomen. In dit geval is ‘wat je zegt’ je strategie. En ‘doen’ is dan je strategie uitvoeren. Hieronder geven we je een set disciplines die je erbij kunnen helpen om ervoor te zorgen dat je niet van de doelen die je in je strategie hebt gesteld afwijkt. Deze zijn afkomstig van Verne Harnish.

1. Zorg er voor dat je team goed is samengesteld, dat de neuzen dezelfde kant op staan.
2. Zorg ervoor dat je mensen weten wat de hoogste prioriteit heeft om jouw bedrijf vooruit te helpen richting het doel van je strategie. Dat weten ze voor het lopende jaar en het lopende kwartaal.
3. Zorg er voor dat je een manier van communiceren vaststelt (meetings) waardoor belangrijke informatie snel en duidelijk door je bedrijf beweegt.
4. Voor iedere functie in je bedrijf heb je iemand aangewezen die ervoor verantwoordelijk is dat de bij die functie horende doelen worden gehaald.
5. Praat regelmatig met je team zodat je problemen snel oplost en kansen snel identificeert.
6. Praat regelmatig met je klanten, en doe wat met de informatie die ze met je delen.
7. Zorg er voor dat je kernwaarden ‘leven’ in je bedrijf en iedereen weet wat jullie doen, waarom je het doet en hoe jullie dat doen.
8. Zorg er voor dat jouw team je strategie kent.
9. Zorg er voor dat je mensen op basis van cijfers kunnen aangeven of het goed gaat.
10. Zorg er voor dat je strategie, je plannen en de prestaties van je bedrijf voor iedereen zichtbaar zijn.

Het implementeren van deze disciplines is niet iets wat vanzelf gaat. Je moet er tijd en aandacht aan besteden. Het zou te ver gaan om dat tot in detail hier uit te werken. We lichten er één uit omdat die relatief eenvoudig te gebruiken is. Tegelijkertijd reden we je van harte aan Scaling Up te lezen, waar alle disciplines tot in detail staan uitgewerkt.

Meetings waardoor belangrijke informatie snel en duidelijk door je bedrijf beweegt

Leuk dat je een strategie voor de komende jaren hebt bedacht. Maar hoe zorg je ervoor dat je medewerkers iedere dag opnieuw werken aan het verwezenlijken van die strategie? Ten eerste door ervoor te zorgen dat je medewerkers weten wat je strategie is (discipline acht). Vervolgens door de uitvoering ervan  op te delen in overzichtelijke blokken (discipline twee). Maar ook door de werkzaamheden te bespreken binnen een doeltreffende overleg structuur met een voorspelbaar en passend ritme waardoor informatie snel en duidelijk door je bedrijf beweegt (discipline drie). Hieronder geven we je een voorbeeld van zo’n structuur.

De dagelijkse huddle
De dagelijkse huddle is een meeting die eenmaal per werkdag op teamniveau plaatsvindt. De huddle duurt maximaal vijftien minuten. Tijdens de huddle blijven de deelnemers staan. Alle teamleden wonen de dagelijkse huddle bij (al dan niet remote). Elk teamlid rapporteert aan het team over de volgende, vaste onderwerpen:

1. What’s Up (wat heb je gisteren gedaan, wat ga je vandaag doen; nieuws dat relevant is voor het team).
2. Hoever ben je met het realiseren van je kwartaal prioriteiten (discipline twee). Rapporteren, niet discussiëren.
3. Belemmeringen die het teamlid in de weg zitten.
4. Wat is je topprioriteit van vandaag?

De huddle is een snelle, informatieve bijeenkomst om iedereen op één lijn te houden richting de juiste doelen. Stel je eens voor wat dat je oplevert in termen van afstemming en efficiency, als ieder teamlid die iedere dag zou doen?

De wekelijkse teammeeting
De wekelijkse meeting wordt eenmaal per week op teamniveau gehouden, en komt die dag in plaats van de dagelijkse meeting. De meeting duurt maximaal zestig minuten. Alle teamleden dienen erbij te zijn (al dan niet remote). Deze meeting bestaat uit de volgende elementen:

1. De status van de kwartaal prioriteiten. Rapporteren, niet discussiëren.
2. Het bespreken van feedback van werknemers en klanten.
3. Discussie over een of twee prioriteiten van dat kwartaal.

De wekelijkse meeting is meer gericht op besluitvorming dan de dagelijkse meeting. In de wekelijkse meeting is ruimte voor inhoudelijke discussie en dialoog.

1-op-1 overleg
Dit overleg vindt iedere twee tot vier weken plaats (wat het beste past) tussen elk teamlid en zijn/haar leidinggevende en duurt maximaal dertig minuten. Tijdens het overleg beoordeelt de leidinggevende de voortgang van de medewerker voor wat betreft zijn/haar individuele kwartaal prioriteiten, beoordeelt de voortgang op de belangrijkste actiepunten uit het vorige overleg en wijst waar nodig in overleg nieuwe actiepunten toe. Dit is ook een kans voor de overleg en werknemer om persoonlijke en professionele hoogtepunten en dieptepunten te bespreken, de hoogste prioriteitskalender van het teamlid te bekijken en de volgende meeting te plannen.

Kwartaal managementmeeting
Tijdens deze meeting beoordeelt het managementteam de huidige prestaties in relatie tot de gestelde prioriteiten voor dat jaar. Ze bespreken de resultaten van enquêtes onder de medewerkers, bediscussiëren doelen en passen waar nodig prioriteiten en targets aan. Vervolgens wordt ingegaan op de planning voor het komende kwartaal. De bijeenkomst op kwartaalbasis biedt de kans om te leren van de prestaties van het vorige kwartaal en om te brainstormen over de doelen en prioriteiten voor het komende kwartaal. Naast de leden van het managementteam kunnen ook andere medewerkers voor deze meeting worden uitgenodigd. Deze meeting kan acht tot tien uur duren en vindt over het algemeen op een plek buiten de zaak plaats.

Jaarlijkse strategiemeeting
Dit is de kans om na te denken over de prestaties in het voorgaande jaar. Het managementteam beoordeelt de lange termijn doelen en de percepties van de werknemers om op basis daarvan de jaarlijkse doelstellingen en prioriteiten voor het komende jaar te bepalen. Er wordt nog eens goed gekeken naar de strategie. Wat moet er worden aangepast? In deze meeting worden ook de belangrijkste prioriteiten voor het komende jaar vastgelegd, op basis van de strategie.

En weer … discipline
Hoewel dit geen keurslijf is (maar een manier om concreet aan de slag te gaan geldt ook hier dat discipline belangrijk is. Teams kunnen de frequentie van hun meetings aanpassen aan individuele behoeften maar daar moeten ze zich dan wel aan houden. Het is een fantastische manier om aan de slag te gaan met het plannen van meetings om ze zo goed mogelijk te laten aansluiten bij het uitvoeren van de strategie.

Een belangrijk onderdeel van deze werkwijze is het beoordelen van de effectiviteit van de meetings. Na een meeting beoordelen de aanwezigen hem qua effectiviteit op een schaal van één tot tien. Op deze manier kun je bepalen welke meetings goed gaan en verbeteringen doorvoeren aan meetings die niet voldoende productief zijn.

AlignToday

AlignToday is een tool waarmee je kunt werken aan de ontwikkeling van je strategie en waarmee je kunt volgen en meten hoe goed iedere medewerker en je bedrijf als geheel het plan uitvoert. Het ontwikkelen van een strategie en het bereiken van de gestelde doelen is niet eenvoudig. Proberen om dit te beheren op papier, of in e-mail en spreadsheets is ontmoedigend.  Align kan je te helpen om bepaalde vaste gewoonten aan te leren die ertoe bijdragen dat je je doelen op een gestructureerde manier bereikt. Je kunt dashboards met prioriteiten inrichten, meetings organiseren en kritische data communiceren om daarmee een beeld te geven van waar je staat als organisatie ten opzichte van je plan en je doelstellingen. Je leest er hier alles over.