Oefening: je team in kaart brengen
Teams zijn de bouwstenen van je bedrijf. Om ze goed te laten functioneren moet je om te beginnen begrijpen wat mensen beweegt. In de samenstelling van je teams kun je hier rekening mee houden. Zet medewerkers die goed kunnen samenwerken bij elkaar in een team. Maar wanneer kunnen mensen goed samenwerken? Wat is ‘goed’ samenwerken? Kun je dat voorspellen? Niet altijd natuurlijk, maar er zit wel logica in.
Die begint met te kijken naar de onderlinge relaties en communicatie. Is er al een relatie tussen de teamleden? Kennen ze elkaar en respecteren ze elkaar? Kunnen ze goed met elkaar communiceren? Begrijpen ze elkaar? Luisteren ze naar elkaar? Als basis onder samenwerking zijn dit prima eerste vragen. Een tweede serie vragen gaat over het werk dat ze (gaan) doen. Is wat we vragen van het team realistisch en kunnen ze het werk tot een goed resultaat brengen? Zijn de teamleden in staat om samen ergens voor te staan? Is elk teamlid in staat om te acteren richting het teamdoel met inachtneming van individuele verantwoordelijkheden? Kunnen ze omgaan met feedback en zijn ze in staat om acties te formuleren om tot verbetering te komen? Als je deze beide vragenseries loslaat op je teams dan krijg je inzicht. En dat is precies waar deze oefening over gaat.
Welke teams zijn er?
Eerst doen we een stap terug om ons startpunt te bepalen. Je zult verrast zijn hoeveel teams je al aan het werk hebt, soms zonder dat je dat in de gaten hebt. In je staf bijvoorbeeld, de samenwerking tussen je office manager, je administrateur en de binnendienst. Ook dat is een team. En je management team, je sales team, je service team. Project teams niet te vergeten, op zowel interne als externe projecten.
Als eerste opdracht vragen we je om een lijst te maken van alle teams die je hebt, inclusief de samenstelling van die teams. Ga er goed voor zitten en maak een simpel overzicht in Excel. Dit overzicht levert je een basis om je teams te analyseren:
- Wie komt in welk team voor? Is dat logisch en nodig?
- In hoeveel teams zitten mijn medewerkers eigenlijk?
- Heeft ieder team teamdoelen geformuleerd? Zijn die helder voor iedereen en in lijn met de strategie?
- Wordt er door een team gerapporteerd op voortgang? Houden ze uren, kosten en resultaten bij?
- Hoe lang zijn de teams al onderweg? Wordt er wel eens geëvalueerd?
- Wie is de opdrachtgever van het team?
- Wat zijn de belangrijkste teams voor je organisatie?
- Enzovoorts …
Op basis van de uitkomsten van deze analyse en met het inzicht dat er uit komt, kom je als organisatie verder. Misschien moet je bepaalde teams eens uitnodigen voor een presentatie? Of stoppen met sommige teams? Of prioriteren? Kortom, hier heb je wat aan.
Hoe doen mijn teams het?
Nu je helder hebt welke teams er zijn kun je kijken naar het functioneren van die teams. Patrick Lencioni onderzocht de fundamentele oorzaken van teams die falen in zijn boek ‘De vijf disfuncties van een team’.
‘De tijd van met elkaar wat mopperen over de leiding en elkaar verder met rust laten, is voorbij. De verantwoordelijkheid oppakken voor resultaten en zo nodig elkaar aanspreken op gedrag is de kern van een goed functionerend team.’
Teamontwikkeling is met elkaar leren en verbeteren. De trend is een grotere verantwoordelijkheid voor resultaten en meer zelfsturing. Teams worden in toenemende mate aangesproken op continue resultaatverbetering. Lencioni onderkent effectieve teams en niet effectieve teams. Hij benadrukt dat een effectief team gebouwd is op vertrouwen en dat openheid, betrokkenheid, verantwoordelijkheid en focus op resultaten niet mogen ontbreken. Een niet-effectief team herken je aan bepaalde kenmerken.
Er zijn vijf kenmerken (disfuncties) van een niet effectief team:
- Afwezigheid van vertrouwen. Teamleden durven binnen de groep geen kwetsbaarheid te tonen.
- Angst voor conflicten. Het team geeft de voorkeur aan kunstmatige harmonie boven constructieve en gedreven discussie, terwijl dat laatste juist nodig is om vertrouwen en openheid te creëren.
- Gebrek aan inzet. Beslissingen worden genomen, maar oprechte betrokkenheid bij groepsbeslissingen ontbreekt. Dit leidt tot een vorm van afhaken en vaagheid in de hele organisatie.
- Vermijden van verantwoordelijkheid. De verantwoordelijkheid ontduiken om elkaar aan te spreken op afgesproken gedrag. En daarmee hoge eisen aan elkaar te stellen.
- Onoplettendheid naar resultaten. Teamleden richten zich op persoonlijk succes, status en ego staan boven teamsucces.
Verder de diepte in
De tweede opdracht van deze oefening is om voor je twee belangrijkste teams het team functioneren aan de orde te stellen. Bijvoorbeeld je managementteam en je belangrijkste project team. Organiseer per team (los van elkaar) een sessie van twee uur. Nodig alle teamleden uit en kondig aan dat je een evaluatie wilt doen van het team functioneren. Verwijs naar Lencioni. Vraag eventueel de teamleden om zich op de sessie voor te bereiden door zijn boek te lezen.
Begin met een vragenronde per teamlid, in willekeurige volgorde. Stel ieder teamlid steeds deze twee vragen:
- Waar staan we als team – volgens jou – op ieder van de vijf kenmerken? Gebruik hiervoor als je dat wilt deze template (download). Vraag de teamleden om per laag een stip te zetten. Links is een lage score, rechts een hoge score.
- Hoe denk jij dat we het team functioneren kunnen verbeteren?
Met andere woorden, hoe bewegen we van een linker naar een rechter score. Wat moeten we daarvoor doen met elkaar?
Je hebt nu, voor twee van je teams, een lijst met verbeterpunten waarmee je aan de slag kan. Als je dat wilt kan je deze werkwijze herhalen voor de overige teams in je bedrijf en daarmee vergroot je stap voor stap de effectiviteit van je teams en daarmee van je bedrijf. In het betreffende boek staan overigens meer en uitgebreider werkvormen waarmee je ook aan de slag kan.
