Oefening: je processen als basis
In de voorgaande onderdelen van de methode Nils ben je vooral bezig geweest met de commerciële kant van je strategie. Om ervoor te zorgen dat het werken volgens je strategie vloeiend gaat is het belangrijk om ook te kijken naar de organisatie van jouw bedrijf. De eerste stap die we daarin zetten is dat we gaan kijken naar je processen.
Wat is een proces?
Een proces is een keten van terugkerende activiteiten. Die activiteiten zijn erop gericht om iets te doen voor een klant. Anders dan bij functies (die je vastlegt in een organogram) kunnen processen door verschillende afdelingen lopen. Om die activiteiten uit te voeren is informatie en communicatie nodig. In ieder bedrijf zijn drie soorten processen:
- Primaire processen (op de klant gericht).
Deze processen hebben direct te maken met het doel van je bedrijf. Denk aan het productieproces en het verkoopproces.
- Ondersteunende processen (op de interne organisatie gericht).
Deze processen creëren de randvoorwaarden om je primaire processen optimaal te laten verlopen. Bijvoorbeeld: je inkoopproces, je logistieke proces en je financiële proces.
- Besturende processen (aansturing en bijsturing).
Deze processen hebben als focus het aansturen en bijsturen van je primaire en ondersteunende processen. Bijvoorbeeld: planningsprocessen en controle processen.
Binnen deze indeling kennen veel bedrijven hun eigen varianten. Primaire processen zijn daarbij het meest onderscheidend omdat iedere bedrijf op een eigen manier omgaat met zijn klanten. Hier ligt een duidelijk verband met je unieke formule.
Als je gaat organiseren is het in kaart brengen van je processen een logisch startpunt. Processen zijn er al. Ze zijn vaak ongemerkt ontstaan en je werkt er al mee. Om de processen in jouw bedrijf op een gestructureerde manier in kaart te brengen hebben we een template voor je gemaakt. Die template kun je hier downloaden.
Je krijgt nu de opdracht om hiermee aan de slag te gaan. Dat doe je met mensen uit je team. Hou in je achterhoofd dat je een organisatie bedenkt die geschikt moet zijn voor de groei die je voor ogen hebt. Het volstaat dus niet om de processen te beschrijven zoals ze nu zijn ingericht, je werkt immers aan je strategie en bent bezig met het onderdeel ‘waar wil je heen’. Belangrijk is dat je je aan onderstaande volgorde houdt:
- Begin met invullen van de afdelingen in je bedrijf. Bijvoorbeeld: Sales en marketing. Administratie. Productie. Service. Schrijf het op zoals het is.
- Ga vervolgens per afdeling verder met het uitwerken van de processen binnen die afdeling. Bijvoorbeeld bij sales en marketing: het offerte proces, het bestelproces vanuit de webshop, of het email marketing proces.
Als je hiermee klaar bent moet je er iets van gaan vinden. Bij het verbeteren van processen gaat het altijd om deze drie elementen: beter, sneller en/of goedkoper. Een proces kan beter (de kwaliteit ervan kan omhoog), sneller (het proces kan in minder tijd worden afgerond) of goedkoper (het proces kan voor minder kosten worden afgerond). Ook dit hebben we eenvoudig gemaakt in de template. Neem de tijd om je processen te beoordelen:
- Geef per proces de kwaliteit aan – hoe goed het proces loopt – (1 is laag en 5 is hoog).
- Geef aan hoeveel tijd een proces kost (1 is veel en 5 is weinig).
- Geef aan hoeveel geld een proces kost (1 is veel en 5 is weinig).
In de template zie je dat de scores van de drie kolommen bij elkaar worden opgeteld. Des te hoger de score des te beter. Een proces dat 15 punten scoort loopt schijnbaar goed, snel en tegen de laagst mogelijke kosten. Een proces dat 3 punten scoort loopt slecht, kost veel tijd en veel geld. En alles daartussenin. De ingevulde template geeft je een helder en compleet overzicht van de processen in jouw bedrijf en de status van die processen.
Wat schiet je hiermee op?
- Je kan overbodige processen elimineren.
- Je kan je belangrijkste processen optimaliseren. Beter maken, sneller en goedkoper.
- Je zorgt voor duidelijkheid en verantwoordelijkheid. Je kan medewerkers verantwoordelijkheid geven over een bepaald proces.
- Je leert denken en werken in processen.
- Je leert verbeteren. Door structureel te werken aan het verbeteren van je processen (ze sneller, beter en goedkoper te maken) wordt je bedrijf een geoliede machine.
Naar je strategie
Met dit beeld voor ogen staat je nog een laatste ding te doen. In je strategisch document staat een kop voor ieder van de drie soorten processen. Daar beschrijf je kort en bondig welke processen je hebt en hoe je daar in de komende jaren mee om denkt te gaan.
