Hoe je overzicht houd

Je indicatoren bepalen

Wat zijn indicatoren? Vaak wordt gesproken over KPI’s, oftewel Kritieke Prestatie Indicatoren. Wij noemen het simpelweg prestatie indicatoren. Indicatoren zijn er om je voortgang te monitoren, te analyseren en te verbeteren. In een continu proces. Om te bepalen waar je vandaag staat ten opzichte van je strategische prioriteiten. Om je te helpen voortdurend scherp te focussen op wat je moet doen om je doelen te bereiken. Om jouw indicatoren te bepalen moet je dus beginnen bij je strategische prioriteiten. Logisch toch? Het bepalen van indicatoren hoeft niet moeilijk te zijn. Mits je jouw strategische prioriteiten helder kunt formuleren. Daarna is het vooral een kwestie van concretiseren en vereenvoudigen.

Er zijn manieren om het je gemakkelijker te maken. Zo kun je bijvoorbeeld je strategische prioriteiten eerst ordenen door ze te vertalen naar kleinere doelen en een plaats te geven in vier domeinen. Die vier domeinen zijn: klant, medewerker, organisatie en geld.

• Je klant domein
  Hier vertaal je jouw strategische prioriteiten naar doelen die te maken hebben met wat je moet doen voor klanten, met sales en marketing om je strategische prioriteit te bereiken.
• Je medewerker domein
  Hier komen de doelen die te maken hebben met wat nodig is in termen van leiderschap, je team en persoonlijke ontwikkeling van medewerkers.
• Je organisatie domein
  Om vervolgens hier de doelen te plaatsen die iets vragen van je processen, je borging en je ritmes.
• Je financieel domein
  En je eindigt dan hier met de doelen te plaatsen die gaan over geld, zoals financieringsbehoeften, cash en je financiële doelen voor de komende jaren.

Allemaal doelen die in lijn moeten liggen met je strategie uiteraard. We komen hierop ook terug in het onderdeel ‘de route ernaartoe’.

Het voordeel van ordenen is dat je direct een stevige basis hebt om er met je teams mee aan het werk te gaan. Want dat is belangrijk. Indicatoren moet je met je teams maken, zodat zij ook zien en begrijpen dat doelstellingen organisatie breed zijn en zijn bedoeld als doelen richting het realiseren van je strategie. En niet – zoals het vaak wordt ervaren – als persoonlijk afrekenmodel of willekeurig dagelijks meetlint. Je medewerkers moeten het vertrouwen hebben dat de indicatoren worden gebruikt om henzelf en jullie bedrijf beter te maken.

Er zijn een aantal kenmerken waaraan goede indicatoren voldoen. Allereerst spreken ze elkaar niet tegen. Door hun hiërarchie en samenhang versterken ze elkaar. Ze zijn beperkt in aantal en hebben allemaal een eigenaar. Ze zijn eenvoudig uitlegbaar en goed meetbaar.

Strategische prioriteiten> Doelen > Metingen > Waarden – Normen

Nadat je per domein je doelen hebt geordend moet je bepalen waarmee je dat doel kunt meten. Als je dat weet moet je bedenken welke onderliggende waarde of norm er bij die meting hoort (een waarde is kwalitatief, een norm is een getal).

Een voorbeeld: stel je strategische prioriteit is om in drie jaar tijd je omzet te verdubbelen. Dan begin je met het formuleren van doelen per domein. In het domein klant kan dat zijn: meer klanten binnenhalen en geen klanten verliezen. In het domein medewerkers : een aantal geschoolde technici werven, om het werk te kunnen uitvoeren. Vervolgens vraag je jezelf af waarmee je die doelen kunt meten. In dit voorbeeld: meer of minder klanten gaat over het aantal klanten, dat is de indicator. Om vervolgens de waarde of norm te bepalen. En dat is in dit voorbeeld: zestien nieuwe klanten erbij en maximaal twee klanten die vertrekken (norm).

Valkuilen

Soms wil het even niet lukken. Dan wordt het stroperig en frustrerend. Bedenk dan dat je het vooral simpel moet houden. Er zijn oneindig veel tools en evenveel software om je in dit proces te helpen en je zult zien dat er al snel voorstellen in die richting komen. Let er op dat je hier niet in verzandt. Let er ook op dat je niet te veel indicatoren maakt. Als dat zo is moet je er voor zorgen dat je die grote lijst snel prioriteert en ontdubbeld. Hoe je dat doet hebben we je eerder al geleerd, gebruik dat mechanisme ook hier. En let op dat je jouw medewerkers echt gemotiveerd krijgt om ermee aan de slag te gaan. Het ‘not-invented-here syndroom’ is een valkuil, waarin je niet terecht wilt komen.