Wat is een organogram?
Een organogram is een overzicht van de manier waarop jij bedrijf hebt georganiseerd. Daardoor kan iedereen zien wie waarvoor verantwoordelijk is en welke werkzaamheden onder welke afdeling zijn ondergebracht. Je organogram laat ook de hiërarchie in je bedrijf zien. Dat wil zeggen, wie legt aan wie verantwoording af.
Waarom een organogram maken?
Om een helder overzicht te hebben van hoe je bedrijf in elkaar zit. Dat is niet alleen handig voor je medewerkers maar ook voor je klanten en leveranciers. Daarom maakt je organogram ook onderdeel uit van je strategie. Het gaat ook om resultaat. Wie is verantwoordelijk voor de resultaten van het bedrijf, van verschillende afdelingen en van individuele medewerkers? Ook dat kan je halen uit je organogram. Het zorgt voor rust en voor duidelijke afspraken. Naarmate je gaat groeien zal je jouw organogram aanpassen, hij moet te allen tijde up-to-date zijn. Hieronder zie je een heel eenvoudig voorbeeld van een organogram.
Opdracht: jouw organisatie ontwerpen
Heb je het expertinterview bij dit onderwerp al gelezen? Daarin vertelt Mark Nijssen over het ontwerpen van een organisatie. Hij heeft daarvoor het Organisatie Ontwerp Atelier ontwikkeld, een gedegen en participatieve methode om – op basis van brede input en een creatief proces – te komen tot het gewenste ontwerp van de organisatie. Hetgeen we hieronder beschrijven komt rechtstreeks uit zijn koker. Als je er meer van wil weten, hij heeft er dit boek over geschreven. Je kan jouw organogram ontwerpen door hem simpelweg uit te tekenen met inachtneming van wat hierboven staat. Je kan ook kijken naar de methode van Mark. Daarover hieronder meer.
Drie onderdelen
Het Atelier van Mark bestaat uit drie onderdelen: de behoefteanalyse, het ontwerp en het uitproberen. Hieronder geven we de stappen weer:
Het eerste onderdeel is de behoefteanalyse. Hierin achterhalen ze (Mark en zijn team) in welke behoefte ze proberen te voorzien. Dit zijn behoeften van de gebruikers van het organisatieontwerp, zoals medewerkers, leidinggevenden, toezichthouders en klanten, cliënten of burgers. Vervolgens gaan ze met jou het fysieke atelier in. Aan de hand van creatieve werkvormen, technieken uit Design Thinking en inhoudelijke expertise van organisatiekunde gaan jullie aan de slag. De ontwerpsessies volgen de indeling van ontwerpcriteria, knippen, plakken en knopen doorhakken.
Nadat de ontwerpcriteria in de eerste sessie zijn bepaald, leggen jullie in de tweede sessie over knippen de nadruk op de manier waarop de organisatie geknipt kan worden (in teams of afdelingen). Hierbij inventariseren jullie ook de belangrijkste producten en diensten, functionele gebieden en klantsegmenten. Hoe hangen deze met elkaar samen en welke keuzevrijheid is hierin? Is er aanleiding om een andere keuze te maken?
Na het knippen gaan jullie door met een sessie over plakken. Hierbij staan jullie stil bij de manier van samenwerking tussen teams, afdelingen en business units. Ten slotte richten jullie je aandacht op knopen doorhakken. Dit betekent dat jullie het managementmodel onder de loep nemen. Hoe zou deze eruit moeten zien, mede in het licht van de voorgaande sessies?
Na de ontwerpsessies heeft de ervaring uit het verleden geleerd dat het verstandig is om een ‘integratiesessie’ te doen. Hierin nemen jullie de analyses, ideeën en keuzes uit de voorgaande sessies en bouwen deze om naar een integraal ontwerp van jouw organisatie. Dit is ook het moment waarop de participatieve aanpak wordt aangevuld met hun expertmatige visie op de manier van organiseren. Ook gaan jullie nog een keer terug naar de analyse uit de eerste sessie om te checken of alle knelpunten afdoende zijn aangepakt. Het resultaat van deze sessie leggen jullie vast in een voorlopig eindontwerp. ‘Voorlopig’, want in de laatste sessie gaan jullie het model toetsen. Afhankelijk van het ontwerp maken jullie hiervoor gebruik van een rollenspel, empathy maps of andere vormen van prototyping. Deze manier van werken staat uitgebreid beschreven in het boek Organisatie Ontwerp Atelier.
Tijdens het Atelier kunnen jullie ook gebruik maken van de Online Ontwerp Dialoog. Hiermee zorgen jullie voor een optimale kwaliteit van input voor het ontwerpteam én luisteren jullie bovendien serieus naar de behoeften van de collega’s binnen de organisatie. Klik op onderstaande figuur om hier meer over te lezen.
Je hebt nu zelf een organogram getekend, passend bij je strategie, of je hebt ervoor gekozen dit te doen in samenwerking met Mark. Welke keuze je ook hebt gemaakt, het eindresultaat plaats je in je strategie waarna je klaar bent om verder te gaan met het volgende onderdeel van ‘Hoe je een bedrijf organiseert om te groeien’ en dat is De executie borgen.
